週休3日制導入企業も業務効率化可能！業務可視化でわかる無駄な業務の削減方法とは

こんにちは！
SaaS事業部の藤井です！

2022年も新たに日系大手企業が導入開始したことで、多くのニュースにも取り上げられ、Twitterでトレンド入りもしていた『週休三日制』。

今回はそちらの導入に対して、個人視点で関心がある方や、企業視点で組織改革として導入検討されるような方を対象としたコンテンツとなっております。

制度の説明と共に、検討材料として役立ちそうな事例を載せておりますので、是非ご一読ください。
※弊社では未実施かつ導入予定もございません。

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1週休三日制
　－1.1概要
　－1.2メリット
　－1.3ハードル
2業務時間削減施策
　－2.1GMO NIKKOの現状
　－2.2Salesforce登録時間削減PJT
　－2.3会議削減PJT
3最後に
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1週休三日制

1.1概要

『週休三日制』とは、1週間のうちに3日の休みを確保する制度のことです。なお、希望者のみを対象とした制度のことを『選択的週休三日制度』と呼びます。何曜日を新たに休日とするのかなどの制度の運用方法については法的に定められていないため、企業が任意で設定します。

そんな『週休三日制』の設定方法を大きく分類すると3つのパターンとなります。

①給与減額型
休日増加により総労働時間が削減され、週1日分の給与が減少する。
②総労働時間削減型
休日増加により総労働時間が削減されるが、給与の変動はない。
③日別労働時間増加型
休日増加に関わらず週の労働時間は変わらないため、週4日分の労働時間が増加する。

そんな『週休三日制』において考えられる導入におけるメリットやハードルを下記に記載します。

1.2導入によるメリット

・個人目線
①ワークライフバランス充実
自分の時間が増えることでリラックスできる休みの日を増やせる。
②自身の能力開発
自分の時間が増えることでスキルアップに当てるための時間を増やせる。

・企業目線
①企業の採用力強化
採用活動において自社の特徴として打ち出すことができる。
②企業の離職防止力強化
既存社員の思考や生活環境にマッチすれば離職率の低下に繋げることができる。
③従業員の生産性向上
限られた時間内で業務を完了させるために業務効率化を求める社員が増えることが想像される。
④副業/兼業の増加に伴うスキル向上
副業、兼業にかける物理的時間が増えるため、そこで得た知識を自社の業務にも活かすことができる。

1.3導入におけるボトルネック

・個人目線
①給与減少の可能性がある。
②一日あたりの労働時間が増加する可能性がある。
③時間を持て余すなど心理的に不安定になる可能性がある。

・企業目線
①ビジネス機会損失
②雇用増加の必要性
③従業員の給料減少によるモチベーション低下

こういったボトルネックをケアすることができれば、メリットが非常にある制度かと思います。上記の企業目線のボトルネックで考えられるビジネス機会損失や雇用増加の必要性が生じない状況を作るためには生産性の向上が必須となってくると思われます。

そこで今回は、弊社内で実施した業務効率向上のための取り組みについて説明いたします。

2業務時間削減施策

2.1GMO NIKKOの現状

冒頭で記載したように、あくまで弊社では週休三日制の導入予定はありません。
ただ、弊社での過去の業務効率向上施策は、週休三日制を検討する企業にとって安心材料になるのではないかと考えております。下記の二つの事例を参考にしていただけますと幸いです。

2.2Salesforce登録時間削減PJT

一つ目に弊社でSFAツールとして活用しているSalesforceの登録時間を削減した取り組みでございます。
新規営業(BDR)担当の日々の行動履歴登録に1人あたり1日1時間以上かかっており、月間で約24時間(3日分)もの時間が発生しておりました。

そこで、従来手入力で行っていた企業情報登録を、一括アップロードできる仕組みを整備いたしました。

その結果、登録時間を前月までの3分の1である約8時間へ削減することができ、新規営業活動時間を創出することができました。このように業務効率化によって2日分の業務を削減することができれば、業務効率化を進めることで、休みの日を増加することも前向きに考えることができるのではないでしょうか。

2.3会議削減PJT

二つ目に会議時間削減の取り組みでございます。
弊社のメイン事業が広告代理事業であるため、各所との連携が多いという特徴はあるのですが、MTGの時間が月間の25%を上回る11,000時間以上発生しており、その中でも社内MTGが80%以上を占めておりました。

そこで、会社全体でMTGを減少するという目標を設定し、削減するためのアクションプランとして、「時間」「品質」の2視点で会議の質をチェックしました。「時間」の視点では、必要無いと判断したMTGの削減や、時間短縮を行い、「品質」の視点では、会議のアジェンダを必ず設定することにより、会議時間の短縮につなげました。

その結果、社内全体でMTG時間を23%(前月対比で2,500時間以上)削減することができました。こちらの時間を新規創出時間に当てたところ粗利益を114%創出することができたため、このように業務効率化によって業務の削減を順番に行っていくことができれば、最終的に休みの日を増加することも前向きに考えることができるのではないでしょうか。

3最後に

弊社では、そんな業務内容を把握して、業務効率向上に繋げることを可能とするソリューションである「ワークレビューDX byGMO」というサービスを取り扱っております。

本サービスでは、日々の業務をカレンダーツールと連携して定量的に可視化することで、各業務にどれくらいの時間が発生しているかの把握を可能とするため、時間を削減する必要がある業務の特定が可能となります。

その他に、業務上での感情データを取得し、従業員の方の課題や悩みを把握することで離職率を抑制することもできます。
トライアルも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。